راه‌اندازی فضای ابری سازمانی دانشگاه بیرجند؛ بستری یکپارچه برای ذخیره‌سازی، همگام‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها
به گزارش روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه بیرجند، در راستای توسعه خدمات دیجیتال و به‌منظور تسهیل فرایندهای مرتبط با نگهداری، مدیریت، همگام‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌های کاری، فضای ابری سازمانی دانشگاه بیرجند مبتنی بر سامانه Nextcloud راه‌اندازی شده است و همکاران دانشگاه می‌توانند با ثبت‌نام در این سامانه از امکانات آن بهره‌مند شوند.
این سامانه با فراهم‌کردن بستری یکپارچه برای ذخیره‌سازی و مدیریت فایل‌ها، امکان دسترسی کاربران به اسناد و اطلاعات کاری را از طریق نسخه تحت وب و نرم‌افزارهای قابل نصب روی رایانه و تلفن همراه فراهم می‌کند. به این ترتیب، کاربران می‌توانند متناسب با نیاز خود، از طریق دستگاه‌های مختلف به فایل‌های ذخیره‌شده دسترسی داشته باشند و از قابلیت‌های سامانه برای مدیریت و تبادل اطلاعات استفاده کنند.
سامانه Nextcloud بستری برای ذخیره‌سازی متمرکز فایل‌ها و اسناد، ایجاد پوشه و سازمان‌دهی اطلاعات، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها با سایر کاربران و تعیین سطح دسترسی برای اطلاعات به‌اشتراک‌گذاشته‌شده فراهم می‌کند.
از دیگر قابلیت‌های این سامانه، امکان همگام‌سازی فایل‌ها میان سرور و دستگاه کاربر است. کاربران با نصب نرم‌افزارهای همگام‌سازی می‌توانند فایل‌ها و پوشه‌های منتخب خود را میان دستگاه و فضای ابری هماهنگ نگه دارند. این قابلیت، دسترسی آسان‌تر به فایل‌های کاری و مدیریت آن‌ها را در دستگاه‌های مختلف امکان‌پذیر می‌کند.
همچنین، این سامانه از قابلیت بازیابی برخی فایل‌های حذف‌شده و دسترسی به نسخه‌های قبلی فایل‌ها برخوردار است. مجموعه این امکانات می‌تواند در سامان‌دهی اسناد و فایل‌های اداری، آموزشی و پژوهشی و تسهیل تبادل اطلاعات میان همکاران دانشگاه مورد استفاده قرار گیرد.
همکاران دانشگاه بیرجند برای استفاده از فضای ابری سازمانی باید ابتدا با استفاده از پست الکترونیکی دانشگاهی خود در سامانه ثبت‌نام کنند. نشانی دسترسی به سامانه عبارت است از:
(https://cloud.birjand.ac.ir)
ثبت‌نام در این سامانه صرفاً با استفاده از پست الکترونیکی دانشگاهی با دامنه birjand.ac.ir امکان‌پذیر است. همکارانی که فاقد پست الکترونیکی دانشگاهی هستند، لازم است پیش از ثبت‌نام، از طریق سامانه پویا و با مراجعه به مسیر «سایر ← مدیریت فناوری اطلاعات ← ایمیل دانشگاهی»، برای درخواست و دریافت ایمیل دانشگاهی اقدام کنند.
پس از ایجاد حساب کاربری، کاربران می‌توانند متناسب با نیاز خود از نسخه تحت وب یا نرم‌افزارهای قابل نصب روی رایانه و تلفن همراه استفاده کنند. نسخه تحت وب امکان دسترسی مستقیم به فایل‌ها از طریق مرورگر را فراهم می‌کند؛ درحالی‌که استفاده از نرم‌افزارهای همگام‌سازی، دسترسی آسان‌تر و هماهنگ نگه‌داشتن فایل‌های منتخب میان دستگاه کاربر و سرور را امکان‌پذیر می‌سازد.
با توجه به قابلیت همگام‌سازی خودکار در نرم‌افزارهای قابل نصب، ضروری است کاربران هنگام انتخاب فایل‌ها و پوشه‌های موردنظر برای همگام‌سازی دقت کافی داشته باشند تا از همگام‌سازی ناخواسته اطلاعات جلوگیری شود.
رعایت ملاحظات امنیتی در استفاده از فضای ابری سازمانی، به‌ویژه هنگام نگهداری و اشتراک‌گذاری اسناد و اطلاعات کاری، ضروری است. کاربران باید هنگام به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها، سطح دسترسی را متناسب با نیاز تعیین کنند و از اعطای دسترسی غیرضروری به سایر کاربران خودداری کنند.
به‌منظور تسهیل فرایند ثبت‌نام و بهره‌برداری از امکانات فضای ابری سازمانی، راهنمای کاربری سامانه تهیه شده است تا همکاران دانشگاه با نحوه دسترسی به فایل‌ها، استفاده از نسخه‌های مختلف سامانه و قابلیت‌های آن آشنا شوند.
راه‌اندازی فضای ابری سازمانی دانشگاه بیرجند، با ایجاد بستری متمرکز برای نگهداری، مدیریت و تبادل فایل‌های کاری، می‌تواند به تسهیل دسترسی به اطلاعات، بهبود همکاری‌های سازمانی و ارتقای بهره‌وری در فعالیت‌های اداری، آموزشی و پژوهشی کمک کند.
نظر شما :